Extraire automatiquement les données des factures fournisseurs et les transmettre à la comptabilité

Avant l’automatisation

Avant : chaque facture devait être ouverte, contrôlée puis ressaisie avant son envoi en comptabilité

Les fournisseurs adressaient leurs factures à une boîte Outlook dédiée, mais certaines pièces arrivaient encore directement chez le responsable achats ou auprès des assistantes. Les documents concernaient des achats de roulements, moteurs, consommables, équipements de protection, emballages et prestations de transport.

Pour chaque facture, une assistante devait identifier le fournisseur, rechercher le numéro de commande dans Odoo, contrôler les montants, vérifier la TVA et retrouver la réception correspondante. Les informations étaient ensuite ressaisies dans Pennylane et le PDF était déposé dans SharePoint selon une convention de classement qui variait parfois selon la personne chargée du dossier.

Les écarts étaient traités par email. Une facture sans numéro de commande pouvait circuler plusieurs jours entre les achats, le magasin et la comptabilité. Les doublons étaient parfois détectés seulement au moment du paiement, et un changement de RIB pouvait se retrouver noyé dans le texte d’un message fournisseur particulièrement pressé de recevoir son argent, curieuse coïncidence.

Système mis en place

Après : chaque facture est rapprochée de la commande avant d’être transmise à la comptabilité

Le système surveille la boîte fournisseurs autorisée dans Outlook et conserve le message, les pièces jointes et leurs métadonnées. Chaque facture est enregistrée avec son fichier original, puis les champs principaux sont extraits : fournisseur, numéro de facture, date, montants HT et TTC, TVA, échéance, numéro de commande et coordonnées bancaires.

Le fournisseur est recherché dans Odoo à partir de son SIREN, de son nom ou de son adresse email. La facture est ensuite rapprochée du bon de commande et, lorsque l’information existe, de la réception enregistrée. Le système compare les références, quantités, prix unitaires, frais de transport et conditions de règlement selon les tolérances définies par l’entreprise.

Une facture conforme est préparée dans Pennylane et archivée dans SharePoint avec son statut de traitement. Une facture sans commande, un écart supérieur à la tolérance, un doublon possible ou un changement de RIB rejoint une file de validation. Le responsable achats ou le comptable reçoit alors le document, les données extraites et le détail précis de l’anomalie à contrôler.

Déroulement du workflow

Le workflow traite chaque facture séparément et conserve la trace des contrôles, des corrections et des décisions prises avant la transmission comptable.

1. 01 Détecter l’email fournisseur et conserver la facture originale
2. 02 Extraire le fournisseur, les montants, la TVA, l’échéance et la commande
3. 03 Identifier le fournisseur dans Odoo
4. 04 Rechercher un doublon sur le numéro, le montant et le fichier
5. 05 Comparer la facture avec la commande et la réception
6. 06 Placer les écarts et changements de RIB en validation
7. 07 Préparer la facture dans Pennylane et archiver le PDF
8. 08 Journaliser le statut, les corrections et la date de transmission

Exemple de règle de rapprochement

Une facture de 6 480 € HT reçue du fournisseur « Mécaparts Distribution » mentionne la commande PO-2026-1847. Le système retrouve la commande dans Odoo, vérifie que les articles ont été réceptionnés et compare le total facturé avec le montant commandé.

Si l’écart dépasse 1 %, si une ligne n’a pas été réceptionnée ou si l’IBAN diffère du référentiel fournisseur, la facture n’est pas transmise automatiquement. Elle est placée dans la file de contrôle avec la commande, la réception et le détail des différences constatées.

Points de vigilance

• 1. L’extraction automatique doit conserver un niveau de confiance et permettre une correction manuelle.
• 2. Un changement de RIB ne doit jamais être validé sur la seule base d’un email ou d’une facture.
• 3. Les tolérances de prix, de quantité et de frais doivent être définies par catégorie d’achat.
• 4. Les avoirs, factures partielles et factures sans commande nécessitent des circuits distincts.
• 5. La facture originale, les données extraites et l’historique des validations doivent rester liés.

Les droits d’accès, la conservation des pièces, la piste d’audit, la journalisation des erreurs et les tests de reprise doivent être adaptés aux obligations comptables et aux outils connectés.