Processus métier • Automatisation sur mesure • PME
Systèmes d’automatisation en situation pour PME
Huit cas pratiques montrent comment des entreprises précises automatisent un processus réel : devis, facturation, prospects, documents, achats, SAV, reporting et synchronisation des outils.
Chaque cas repose sur un contexte métier, une équipe, des volumes et une architecture définis. Le système mis en place, les contrôles humains et les points de vigilance sont présentés sans rester dans une liste de possibilités théoriques.
Automatiser le suivi et la relance des devis en maintenance industrielle
Chaque devis reçoit un responsable, une prochaine action et un statut. Les relances s’arrêtent dès qu’une réponse, une signature ou un refus est détecté.
Contexte : PME de maintenance industrielle, 12 salariés, environ 40 devis par mois.
Résultat attendu : Moins de devis sans prochaine action et un suivi commercial commun.
- Récupérer les devis enregistrés dans Sellsy
- Planifier la relance selon le montant et le type d’intervention
- Rapprocher les réponses Outlook et arrêter le scénario
Transformer un devis signé en facture d’acompte dans une entreprise du BTP
La signature du devis déclenche le contrôle du dossier, la préparation de la facture d’acompte et l’enregistrement de l’échéance avant le démarrage du chantier.
Contexte : Entreprise de rénovation tous corps d’état, 24 salariés, 25 à 40 devis signés par mois.
Résultat attendu : Moins de ressaisie et des acomptes facturés plus rapidement.
- Détecter la signature du devis dans Yousign
- Contrôler la dernière version, la TVA et le montant de l’acompte
- Préparer la facture et suivre le paiement avant chantier
Automatiser le suivi des prospects dans une agence immobilière
Les demandes des portails, du site, d’Outlook et du téléphone sont rattachées au bon bien, attribuées à un négociateur et associées à une prochaine action.
Contexte : Agence immobilière indépendante de 8 collaborateurs, 90 à 140 demandes par mois.
Résultat attendu : Moins de demandes oubliées et une attribution claire entre négociateurs.
- Centraliser les demandes acquéreurs et vendeurs
- Identifier le bien, le secteur et le négociateur responsable
- Créer la prochaine action dans Hektor
Automatiser le classement des pièces jointes dans un cabinet comptable
Les factures, relevés et justificatifs reçus par email sont identifiés, renommés, rattachés au bon dossier puis soumis au collaborateur concerné.
Contexte : Cabinet d’expertise comptable de 18 collaborateurs, environ 220 dossiers clients.
Résultat attendu : Moins de tri manuel et des dossiers clients plus homogènes.
- Identifier le client et le type de document
- Détecter les doublons et renommer les fichiers
- Classer la pièce ou créer une exception à contrôler
Automatiser le traitement des factures fournisseurs dans le négoce industriel
Les factures reçues sont extraites, rapprochées des commandes et réceptions, puis transmises à la comptabilité lorsque les contrôles sont validés.
Contexte : PME de négoce de fournitures industrielles, 32 salariés, 280 à 450 factures par mois.
Résultat attendu : Moins de ressaisie et des anomalies détectées avant comptabilisation.
- Extraire les montants, la TVA, l’échéance et la commande
- Rapprocher la facture de la commande et de la réception
- Isoler les doublons, écarts et changements de RIB
Automatiser le tri des demandes SAV en maintenance industrielle
Chaque email SAV devient un ticket qualifié avec un client, un équipement, un contrat, une priorité et un technicien responsable.
Contexte : Société de maintenance d’équipements industriels, 28 salariés, 45 à 90 demandes par jour.
Résultat attendu : Des urgences visibles plus tôt et moins de tickets sans propriétaire.
- Identifier le client, le site et l’équipement
- Croiser le contrat avec la criticité déclarée
- Créer et affecter le ticket dans Salesforce Service Cloud
Automatiser le tableau de bord hebdomadaire d’une entreprise de nettoyage industriel
Les ventes, heures planifiées, absences, factures et incidents sont consolidés avant la réunion du lundi dans une vue Power BI commune.
Contexte : Entreprise de nettoyage industriel de 62 salariés, 48 sites clients et 7 responsables de secteur.
Résultat attendu : Un reporting disponible sans compilation manuelle chaque fin de semaine.
- Collecter les données Sellsy, Kelio, Sage 100 et Excel
- Contrôler les sources manquantes et les écarts inhabituels
- Actualiser Power BI et archiver la version hebdomadaire
Synchroniser HubSpot, Odoo et Outlook dans une PME d’équipements de laboratoire
Les prospects, clients, devis, commandes et échanges circulent selon une source de vérité définie, avec contrôle des doublons et journalisation des erreurs.
Contexte : Distributeur d’équipements de laboratoire de 38 salariés, environ 250 mises à jour par jour.
Résultat attendu : Moins de doubles saisies et des données cohérentes entre les services.
- Définir la source de vérité pour chaque type de donnée
- Relier les identifiants HubSpot, Odoo et Outlook
- Placer les conflits dans une file de validation
Passer d’un processus manuel à un système fiable
Chaque automatisation commence par une analyse du fonctionnement réel de l’entreprise : outils, règles métier, exceptions et responsabilités. Le diagnostic permet d’identifier le premier workflow à automatiser sans bouleverser l’organisation existante.
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