Automatiser le suivi et la relance des devis dans une PME de maintenance industrielle

Avant l’automatisation

Avant : les devis étaient suivis entre Outlook, le tableur et la mémoire de l’équipe

Les deux chargés d’affaires préparaient les devis dans Sellsy, puis les envoyaient depuis leur propre boîte Outlook. L’assistante commerciale recopiant ensuite les principales informations dans un tableau Excel partagé : référence, client, montant, date d’envoi et responsable. La date de prochaine action n’était toutefois pas toujours renseignée, et les réponses clients restaient dispersées dans les fils d’emails de chacun.

La relance dépendait surtout des habitudes de chaque chargé d’affaires. Les demandes urgentes et les devis liés à une intervention planifiée étaient suivis rapidement, tandis que des propositions plus anciennes pouvaient rester plusieurs semaines sans action. Chaque lundi, l’assistante commerciale parcourait le tableau, recherchait les échanges dans Outlook et demandait aux chargés d’affaires si les dossiers étaient toujours actifs.

L’entreprise ne disposait donc pas d’une vue fiable des devis en attente, des relances à réaliser ou des motifs de perte. Le problème n’était pas l’implication de l’équipe, mais l’absence d’un mécanisme commun capable de transformer chaque devis envoyé en prochaine action explicite, visible par les deux chargés d’affaires et par l’assistante.

Système mis en place

Après : chaque devis entre dans un workflow avec un statut, une échéance et une sortie claire

Le système récupère les devis enregistrés dans Sellsy et rapproche leur suivi des échanges Outlook. Il récupère la référence, le client, le montant, le chargé d’affaires responsable et la date d’envoi, puis crée ou met à jour l’enregistrement dans le tableau de suivi centralisé.

Une première action est planifiée selon les règles validées avec l’équipe. Pour un devis standard inférieur à 10 000 €, le système prépare une relance à J+5. Pour un montant supérieur ou pour un contrat de maintenance stratégique, il crée une tâche pour le chargé d’affaires et demande une validation avant tout envoi. Une réponse, une signature, un refus ou une demande de report met à jour le statut et arrête les messages devenus inutiles.

Le suivi ne repose plus sur la mémoire de chacun. Chaque devis possède un propriétaire, une prochaine action, un historique et un motif de sortie. L’assistante commerciale contrôle les dossiers sans prochaine action, tandis que le dirigeant visualise les montants en attente sans reconstituer la situation à partir des boîtes mail et du tableau Excel.

Déroulement du workflow

Le système reste lisible par l'équipe métier : un événement entre, les données sont contrôlées, une règle décide de la suite et chaque action laisse une trace.

1. 01 Détecter l’envoi ou la validation du devis
2. 02 Récupérer la référence, le client, le montant et le responsable
3. 03 Vérifier les doublons et les informations manquantes
4. 04 Appliquer la règle selon le montant, le type d’intervention et le client
5. 05 Créer un brouillon d’email, une tâche commerciale ou une alerte
6. 06 Attendre une validation humaine lorsque la règle l’impose
7. 07 Arrêter le scénario sur réponse, signature, refus ou suspension
8. 08 Journaliser chaque action et mettre à jour le tableau de suivi

Points de vigilance

• 1. La détection d’une réponse doit tenir compte des fils d’emails et des changements d’objet.
• 2. Les statuts et règles de sortie doivent être définis avant l’automatisation.
• 3. Une relance automatique ne doit jamais partir lorsqu’un commercial a repris la main.

La sécurité, les droits d'accès, le RGPD, la journalisation des erreurs et les tests de reprise doivent être adaptés aux outils réellement connectés.